Чиловые форматы, вставка дробей. 

 

Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспо­ненциальном формате, напри­мер: 195,2 или 1,952е+02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю.

 

  Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под дру­гом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разря­дам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).

 

  Чтобы ввести дроби, выделите ячейки, а потом щелкните правой кнопкой мышки, выберите Фор­мат ячеек > на вкладке Ячейки в списке Числовые форматы щелкните на формате Дробь, а потом выделите нужный тип в списке, который отобразится справа. Щелкните на кнопке ОК.

Теперь можно вводить дроби в ячейки. Чтобы ввести дробное значение, введите сначала чис­литель, потом слеш "/". а потом знаменатель (без пропусков).

 

  Например, 1/2 и 4/8 представ­ляют собой одно и то же значе­ние. Excel приведёт обе дроби к заданному формату. Если в одну ячейку нужно ввести целое число и дробь, введите целое число с дальнейшим пропуском, а потом введите дробь как числитель, слеш и знаменатель.

 

   Кстати, иногда программа вме­сто ваших введенных значений показывает другие. Что бы это исправить, просто кликните пра­вой кнопкой мышки, выберите Формат ячеек > на вкладке Ячейки в списке Числовые фор­маты выберите нужный формат и укажите нужные параметры.

 

По умолчанию текст выравни­вается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом листа (слева направо).

 

Формулы и функции.

 

  Формула должна начинаться из знака равенства, и может включать числа, имена ячеек, функции (Математические, Ста­тистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математи­ческих операций.

 

  Например, формула "=А1+В2" обеспечивает складывание чи­сел, которые хранятся в ячейках А1 и В2, а формула "=А1*5" - ум­ножение числа, которое хранится в ячейке А1 на 5.

 

 При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений согласно этой формуле. При изменении начальных значений, которые входят в формулу, результат пе­речисляется немедленно.

 

  Результат и аргументы исполь­зуемых функций находятся в ячейках электронной таблицы. Табличный процессор владеет гибким механизмом задания и редактирования значений ячеек электронной таблицы, а также допускает создание собственных программ по обработке данных.

 

 Функции   выполняются не только над значениями конкрет­ных ячеек, но и над набором яче­ек из заданного диапазона. Каж­дая ячейка имеет свое название,  составленное из названия столбца и строки, а диапазон задается названиями левой верхней и правой нижней ячейки таблицы.

 

  Использование табличного процессора позволяет не толь­ко определить результат на ос­нове начальных данных, но и найти начальные значения, не­обходимые для получения не­обходимого результата.

 

Адрес ячейки.

 

  Адрес  ячейки  - это указатель  на номер строки и столбца, в кото­рой эта ячейка расположена. При­меры: А1, С5, АВ25 - относитель­ные адреса; $А$1, $С$5, $АВ$25 -абсолютные адреса; $А1, С$5 $АВ25 - смешанные адреса.

 

  В формулах используются ссылки на ячейки. Существуют два основных типа ссылок: отно­сительные и абсолютные. Отли­чия между ними оказываются при копировании формулы из ак­тивной ячейки в другую ячейку.

 

 

 Относительная ссылка в фор­муле используется для указания адреса ячейки, который вычисля­ется относительно положения ячейки, в которой находится фор­мула. При перемещении или копи­ровании формулы из активной ячейки относительные ссылки ав­томатически обновляются в зави­симости от нового положения фор­мулы. Относительные ссылки име­ют следующий вид: А1, ВЗ.

 

  Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При пере­мещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменным значением адреса ячейки ставится знак доллара, например, $А$1.

 

  Если символ доллара стоит пе­ред буквой, например, $А1, то координата столбца абсолютна, а координата строки - относи­тельная. Если символ доллара стоит перед числом, например, А$1, то, напротив, координата столбца относительна, а строки - абсолютная. Такие ссылки назы­ваются смешанными.

 

  Пусть, например, в ячейке С1 за­писана формула =А$1+$В1, кото­рая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Отно­сительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные - нет.

 

  Диапазон ячеек - это прямо­угольная область ячеек, сочета­ния строк и столбцов, объеди­нение ячеек или даже весь ра­бочий лист.

 

Примеры:  А1:СЗ - прямоуголь­ный диапазон ячеек, левым верх­ним углом которого является ячейка А1, а правым нижнем - ячейка СЗ (операция - двоеточие); А1; СЗ - объединение двух ячеек А1 и СЗ; А1 :ВЗ; В2:С4 - объедине­ние двух прямоугольных диапазо­нов {точка с запятой); А1 :ВЗ_В2:С4 - пересечение двух прямоуголь­ных диапазонов (пропуск).

 

Автозаполнение

 

  Ряд данных - последовательность взаимосвязанной информации (дни недели, порядковые но­мера, месяцы, элементы арифметической последовательности).

 

 Например, введите в первую  ячейку текст"Квартал 1", потомпоместите указатель мыши вправом нижнем углу рамки так, чтобы он принял форму малень­кого черного крестика. Нажмите левую кнопку и протяните указа­тель мыши вправо (вниз) на не­сколько ячеек.

 

Для заполнения ячеек элемен­тами арифметической последо­вательности, заполните первые две ячейки, выделите их, а потом "протянете" маркер заполнения на нужное количество ячеек.

 

Еще один способ - использова­ние команды Правка > Запол­нить. Введите нужную информа­цию в первую ячейку, выделите те ячейки справа, которые следует заполнить такой же ин­формацией и вызовите команду Правка > Заполнить > вправо.

 

Для создания арифметической (геометрической) прогрессии вызовите команду Правка > За­полнить > прогрессия. В диало­говом окне, которое открылось, укажите тип прогрессии, шаг, ко­нечное значение и нажмите ОК.

 

 Формулы

 

  Для ввода формулы введите знак равенства = напротив или просто нажмите кнопку fx.

 

   Арифметические (складывание +, вычитание -, умножение *, де­ление /, возведение в степень ^л, взятие процента %). Операторы сравнения (равно =, меньше <, больше >, не больше <=, не меньше >=, не равно О). Текстовый оператор & сцепле­ния строк.

 

  Если формула состоит из нескольких операторов, то они будут обработаны в сле­дующей последовательности:

1) %,^

2)  *,/

3) +,-

   Для изменения по­рядка прохождения операто­ров, используются круглые скоб­ки. Если в формуле присутствуют скобки, то в первую очередь будут вычислены выражения в скобках.

 

  Итак, выделите ячейку, кото­рая должна содержать формулу, и введите знак равенства. Об­ратите внимание, что знак ра­венства появляется одновре­менно в ячейке и строке фор­мул. Наберите формулу (5,3+6,7)^2 - (0,1+7,5+2,7)^0,5 и нажмите Enter. В ячейке по­явится значение, вычисленное Excel по введенной формуле.

 

Использование ссылок на ячейку.

 

  Введите в ячейку А11  какое-либо число. Переместитесь в ячейку В1 и введите формулу: = А1 *2. Адрес ячейки можно вводить как вручную, набирая адрес ячейки текстом, так и с помощью щелчка мыши на нужной ячейке. Попробуйте оба способа.

 

  Таким же образом можно засы­лать на ячейки и диапазоны из других рабочих листов и даже дру­гих рабочих книг. После введения формулы измените значение на­чальной ячейки. Обратите внима­ние, что значение результирую­щей ячейки также изменится.

 

  В Excel встроено огромное ко­личество функций, и каждая из них предназначена для выполне­ния специальных вычислений. Функция может быть единствен­ным объектом в ячейке, а также может быть встроена в формулу. Каждая функция имеет аргу­менты, то есть данные, какие не­обходимы ей для получения ре­зультата. Аргументы помещаются в круглые скобки. Даже в тех слу­чаях, когда аргументы не нужны, скобки должны присутствовать.

   Количество аргументов и их тип определяется синтаксисом конк­ретной функции. Различают обя­зательные и необязательные ар­гументы. Допускается вложен­ность функций, т.е. одна функция может иметь другую функцию в качестве аргумента.

 

  Для новичков советую сразу выбрать полный алфавитный пе­речень Вставка > Функция, где можно отыскать нужную функцию по её названию. Если ж не удаётся, то зайдите в справку Microsoft Excel.

 

Приведем несколько функций:

МИН - возвращает наименьшее значение в списке аргументов.

МАКС - возвращает наиболь­шее значение из набора значений.

СРЗНАЧ - возвращает среднее арифметич. своих аргументов.

СУММ ЕСЛИ {диапазон усло­вия; диапазон суммирования) - подытоживает ячейки, задан­ные условиями, где:

 

  Диапазон - диапазон ячеек, который оценивается по услови­ям. Ячейки в каждом диапазоне должны содержать числа, имена, массивы или ссылки, которые со­держат числа. Пустые ячейки и ячейки, которые содержат текс­товые значения, не учитываются.

 

  Условия - критерий в форме числа, выражения или текста, ко­торый определяет, какие ячейки должны подытоживаться. Напри­мер, аргумент "условие" может быть выражено как 32, "32", ">32" или "яблоки".

 

   Диапазон суммирования  -фактические ячейки, которые не­обходимо подытожить, если со­ответствующие им ячейки в диа­пазоне отвечают условиям. Если аргумент "диапазон суммирова­ния" опущен, ячейки диапазона и оцениваются по условиям, и по­дытоживаются в том случае, если они им отвечают.

 

  ЕСЛИ (логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь) - воз­вращает одно значение, если за­данное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ.

  Логическое_выражение - лю­бое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, логичес­кое выражение А10=100. Если значение в ячейке А10 равно 100, то это выражение принимает зна­чение ИСТИНА, а в противном случае - значение ЛОЖЬ. Этот аргумент может использоваться в любом операторе сравнения.

 

  Значение_если_истина - зна­чение, которое возвращается, если аргумент "логическое_вы­ражение" имеет значение ИСТИ­НА. Если не ввести значение Зна­чениеесли_истина, то в ячейку будет выдано слово "ИСТИНА". Значением может быть формула, введенная фраза в формулу, или выбрана ячейка.

 

  Значение_если_ложь - значе­ние, которое возвращается, если "логическое_выражение" имеет значение ЛОЖЬ. Значение может быть такое самое, как и в случае Значение_если истина. Если не вводить значение, то функция выдаст слово "ЛОЖЬ".

 

  Часто используемые функции (такие, например, как СУММ), легче всего вызывать, набирая их название в строке формул. Одна­ко сложно, конечно же, помнить названия и синтаксис всех функ­ций, имеющихся в Excel.

  Задачу пользователю облегча­ет помощник, который назы­вается Мастер функций. Для его вызова воспользуйтесь ко­мандой меню Вставка > Фун­кция или нажмите кнопку Вставка функции, располо­женную на панели инструмен­тов Стандартная.

  На экране появится диалого­вое окно Мастер функций. В левой части окна перечислен­ные категории функций: 10 не­давно использовавшихся, Пол­ный алфавитный перечень, Фи­нансовые, Дата и время, Мате­матические, Статистические, Ссыл­ка и массивы, Работа с базой дан­ных, Текстовые, Логические, Про­верка свойств и значений.

  В правой части окна перечисле­ны все функции выбранной кате­гории. Выберите категорию Ма­тематические и с помощью по­лосы прокрутки просмотрите весь список.

  Чтобы получить больше инфор­мации о функции, которую Вы хо­тите использовать, щелкните по кнопке справки, расположенной в окне Мастера функций. После вы­бора нужной функции, нажмите ОК, и на экране появится Палит­ра формул, что позволяет завер­шить процесс введения функции.

  В окне находятся: короткое описание функции, поля для введения аргументов функции, описание выбранного аргумента. Названия обязательных аргументов выделены жирным шрифтом.

 

  После введения аргумента его значение появляется справа от поля введения. Перемещение между полями аргументов осу­ществляется с помощью мыши или клавиши Tab.

  В том случае, если аргументами функции являются диапазоны, их выделение можно проводить не­посредственно при введении функции. Для этого окно палитры формул можно свернуть, исполь­зуя значок Свернуть, располо­женный справа в поле введения каждого аргумента.

После окончания выделения щелкните на этом же значке, рас­положенном в строке формул. После заполнения всех аргументов, нажми­те ОК, и нужная функция будет вставлена в ячейку или формулу.

 

Ошибки в формулах.

 

  При введении в формулу некорректного значения, ссылки или оператора Excel, ячейка отображает сообще­ние об ошибке.

Если у ячейки появилось одно из указанных выше сообщений, проверьте формулу. Чаще всего ошибку можно легко устранить, уточнив формулу и ссылку.

  Если это не помогает, выделите ячейку, которая содержит ошибку, и вызовите команду Сервис > За­висимости > Источник ошибки.Кроме того, Excel имеет специаль­ные возможности, которые облег­чают поиск ошибки с помощью ин­струментов панели Зависимос­ти. Выведите панель на экран и выучите ее кнопки: Влияющие ячейки, Убрать стрелки к влияю­щим ячейкам, Зависимые ячейки, Убрать стрелки к зависимый ячей­кам, Убрать все стрелки, Источник ошибки, Создать примечание, Об­вести неверные данные, Удалить обведение неверных данных.

 

 

Сообщение	Описание ошибки
##дел/0!	В формуле используется операция деления на нуль.
##значь!	Тип введенных значений неверен
##н/д	Опущен необходимый аргумент функции, массив имеет неверный размер
##имя?	Указано недопустимое имя
##пусто!	Указана ссылка на незаурядные области
##число!	Проблема с введенными в формулу числами
##ссылка!	Проблема с введенными в формулу ссылками

­